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召開會議都有哪些流程?

date.png 2019-08-04 15:15:35

會場布置:準備會議材料、桌花、桌牌、熱水、礦泉水、茶葉、紙杯、點心、水果、筆、本、電腦及多媒體設備、話筒、背板、橫幅等。其中準備水果時應本著方便實用的原則。

當貴公司要舉辦大型會議時,您知道該怎么做嗎?會議的成功也可以讓領導者更加關注你,讓我們一起學習!

01.確定預定會場的會議規模

100人的人數至少提前2周,100-300人至少保留1個月,300-1000人至少保留2個月,至少保留1000人3個月。確認人數后,請務必提前聯系酒店預訂場地。

02,認真安排前期準備工作

1)確定總經理:負責總體規劃和協調。

2)確定接待團隊:根據工作量,分為幾個工作組或分配一些人員負責清理工作分工,如接送,登記,住宿,餐飲,汽車使用,活動等

3),客人情況:人數,姓名,性別,職位,種族,出發方式和時間,活動內容和要求。

4)活動準備:提前制定表格,地點,主持人,邀請函和旅行方式。

5),會議指南:一般應包括:歡迎辭,時間表,住宿安排,用餐安排,旅行安排,會議組聯系信息,服務指南。制作《會議指南》時,應注意避免明顯的錯誤,如格式和字體。您必須在打印前檢查相關負責人。

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6)汽車安排:提前安排汽車,準備和補充汽車所需的物品(濕巾,雨傘,礦泉水,藥品等),及時反饋行程,提前通知預留的停車位,以及安排專人指導。

7),接送人員:根據實際情況,一對一或多對一接待,接收人員的接收任務應事先明確。重要的客人需要安排相應級別的人員來接站。

8),辦理登機手續安排:確定貴賓和普通客人的房間安排和接待要求,務必留意貴賓,尊重他們,提前準備好果實,房間安排接近會場,所以在會議中安排酒店嘗試集中在同一樓層。會議組將在客人辦理入住手續時在酒店前臺設置服務點,這樣可以減少很多麻煩。 9),場地布置:會議資料,桌花,桌卡,熱水,礦泉水,茶葉,紙杯,小吃,水果,筆,書籍,電腦及多媒體設備,麥克風,背板,橫幅等的準備。水果的制備應以便利性和實用性為原則。 10),餐飲準備:提前了解客人的用餐習慣,特別是少數民族地區和外賓,確定菜單,飲料,準備餐簽,確定隨行人員。 11)其他:財務準備,媒體記者,攝影,錄像,照片,錄音,禮儀。

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